記録係(LINE グループの記録係)
導入の手順書(管理者向け)
1. 準備: 使うグループを決める
仕事の連絡に使っている LINE グループを 1 つ決めます(申し込みはグループごと)。
メンバーに「記録係を入れて、やり取りと写真を残す」ことを先に伝えておくと、入れた後が滑らかです。
2. 記録係を友だち追加する
紹介の頁の「友だち追加」のボタン(パソコンは QR)から、記録係を LINE の友だちに追加します。
友だち追加したトークで「見本」と送ると、見本の記録で使い方を先に試せます。
3. グループに招待する
グループの右上のメニューの「招待」から記録係を選びます。
入った時に記録係が全員へ「記録します」と知らせ、その日から記録が始まります。7 日間はスタンダードを無料で試せます。
4. メンバーに周知する
グループで「周知文」と送ると、そのまま貼れるお知らせの文が届きます(何を残すか・AI が答えるのはいつか・何日で消えるか・望まない時の伝え方)。
新しい人がグループに入った時も、記録係が記録していることを知らせます。
5. 使い方を 3 つだけ伝える
「今日」→ 今日の記録の一覧。「探す ○○」→ 前の文から探す(日付でも)。「写真」→ 最近の写真と資料。
話しかける時は「記録係、〜」。ほかの合図は「ヘルプ」で一覧が出ます。
6. (必要なら)Google ドライブをつなぐ
元の画質の写真を会社のドライブに残したい時は、グループで「保存先」と送り、届いたボタンからつなぎます(会社で 1 回)。
記録係が触れるのは、記録係が作ったフォルダの中だけです。手順はヘルプの「Google ドライブにつなぐ」にあります。
7. プランを決める
7 日たつと自動でフリー(無料)に切り替わり、記録は続きます。もっと使う時は、グループで「プラン」と送ると届くリンクから申し込みます。
まとめて申し込む・請求書払いの相談は support@tebako.app へ。
8. ふだんの運用とやめ方
写真が多い時は「返事を減らす」。現場や案件ごとに「#名前」で写真を分ける。月末の報告の材料は「書き出す」で表に。
やめる時は、有料なら「解約」と送ってから、記録係をグループから外します。外すと記録は止まり、残った記録も保存の期間を過ぎると消えます。